ПОЛИТИКА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СУБГРАНТОВ ОФ "НАШ ВЕК"

ОБЩЕСТВЕННЫЙ ФОНД «НАШ ВЕК»

ПОЛИТИКА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СУБГРАНТОВ

для проведения общественного мониторинга и содействия участию гражданского общества в процессах устойчивого развития

Срок действия: 2026–2030 гг.

Общие положения

1.1. Настоящая Политика предоставления субгрантов (далее — Политика) устанавливает цели, принципы, процедуры и требования, регулирующие предоставление субгрантов Общественным фондом «Наш Век» (далее — Фонд, ОФ «Наш Век») организациям гражданского общества, инициативным группам и другим допустимым категориям получателей для осуществления общественного мониторинга, независимого анализа и продвижения подотчётности в процессах развития.

1.2. Политика разработана для обеспечения прозрачного, справедливого, эффективного и ответственного использования средств, поступающих Фонду от международных и национальных доноров, благотворительных организаций и других законных источников финансирования.

1.3. Политика применяется в случаях, когда Фонд получает финансирование, предусматривающее возможность последующего предоставления части средств другим организациям или группам для реализации самостоятельных инициатив, соответствующих целям финансируемой программы.

1.4. Предоставление субгрантов осуществляется в соответствии с законодательством Кыргызской Республики, Уставом Фонда, условиями донорских соглашений и настоящей Политикой.

Если условия донорского соглашения устанавливают дополнительные или более строгие требования к субгрантованию, Фонд применяет такие требования в соответствующей программе при условии их совместимости с законодательством Кыргызской Республики.

1.5. Настоящая Политика применяется совместно с внутренними документами Фонда, регулирующими финансовое управление, предотвращение конфликта интересов, закупки, противодействие мошенничеству и коррупции, защиту персональных данных и рассмотрение жалоб.

Цели и задачи субгрантовой программы

2.1. Основная цель субгрантования — расширение возможностей гражданского общества по осуществлению независимого общественного мониторинга, повышению прозрачности и подотчётности органов власти, международных финансовых институтов и других участников процессов развития.

2.2. Задачами субгрантовых программ являются:

Поддержка общественного мониторинга проектов международных финансовых институтов, международной технической и финансовой помощи, инфраструктурных и иных проектов развития.
Выявление и документирование социальных, экономических, экологических и иных последствий проектов для местных сообществ.
Расширение участия граждан, затрагиваемых проектами, в принятии решений и механизмах рассмотрения жалоб.
Развитие потенциала местных организаций, инициативных групп, независимых исследователей и общественных мониторинговых команд.
Содействие доступу к информации, проведению общественных консультаций и соблюдению прав затрагиваемого населения.
Подготовка независимых аналитических материалов, мониторинговых отчётов, рекомендаций и предложений по устранению выявленных проблем.
Укрепление региональных сетей гражданского общества и сотрудничества между общественными организациями.
Содействие реализации Целей устойчивого развития и повышению эффективности, прозрачности и подотчётности процессов развития.

2.3. Конкретные приоритеты, географический охват, сроки, объём финансирования и ожидаемые результаты определяются для каждой субгрантовой программы отдельно с учётом целей донора и стратегических приоритетов Фонда.

Основные принципы

Фонд руководствуется следующими принципами.

Прозрачность. Информация о конкурсах, критериях отбора, сроках подачи заявок и порядке принятия решений доводится до потенциальных заявителей в доступной форме.

Справедливость и равные возможности. Все заявители, соответствующие установленным требованиям, имеют равные возможности участия в конкурсе.

Независимость. Получение субгранта не означает отказа получателя от права на независимые выводы, критическую оценку проектов и публикацию результатов мониторинга в соответствии с договором, требованиями безопасности и применимым законодательством.

Объективность. Решения о предоставлении субгрантов принимаются на основе заранее установленных критериев и документированных результатов оценки.

Подотчётность. Получатели обязуются использовать средства по утверждённому назначению и предоставлять содержательную и финансовую отчётность.

Соразмерность требований. Административные и отчётные требования должны соответствовать размеру субгранта, уровню рисков и условиям донора. Фонд стремится не создавать избыточных препятствий для небольших региональных организаций и инициативных групп.

Участие затрагиваемых сообществ. Приоритет отдаётся инициативам, предусматривающим содержательное участие местного населения и учёт его опыта и мнений.

Предотвращение вреда. При планировании и реализации мониторинга учитываются риски для участников, заявителей, источников информации и затрагиваемых сообществ.

Добросовестность. Фонд не допускает мошенничества, коррупции, подкупа, неправомерного использования средств и манипулирования конкурсными процедурами.

Термины и определения

Для целей настоящей Политики используются следующие термины:

Субгрант — целевое финансирование, предоставляемое Фондом другому допустимому получателю для самостоятельной реализации инициативы или части программы в соответствии с утверждёнными целями, мероприятиями, бюджетом и условиями договора.

Субгрантовая программа — совокупность мероприятий Фонда по объявлению конкурсов, отбору получателей, предоставлению субгрантов, сопровождению и контролю их реализации.

Получатель субгранта — юридическое лицо, инициативная группа или иное лицо, имеющее право на получение финансирования в соответствии с условиями конкретной программы и применимым законодательством.

Общественный мониторинг — систематический сбор, анализ и проверка информации о реализации проектов, использовании средств, соблюдении обязательств и воздействии на население и окружающую среду.

Конкурсная комиссия — коллегиальный орган, формируемый Фондом для рассмотрения и оценки заявок и подготовки рекомендаций по выбору получателей.

Конфликт интересов — ситуация, в которой личные, семейные, финансовые, профессиональные или иные интересы лица могут повлиять либо создать обоснованное впечатление влияния на объективность его решений.

Донор — организация или лицо, предоставляющие Фонду финансирование на реализацию программ, включая программы с компонентом субгрантования.

Приоритетные направления субгрантования

В зависимости от целей конкретной программы субгранты могут предоставляться для следующих видов деятельности:

Мониторинг проектов международных финансовых институтов и других организаций, финансирующих развитие.
Мониторинг проектов, финансируемых за счёт внешней помощи, международных кредитов, грантов и государственных средств.
Исследование воздействия инфраструктурных, энергетических, транспортных, водохозяйственных и других проектов на местные сообщества.
Документирование нарушений процедур общественных консультаций, доступа к информации, переселения, компенсаций и иных социальных и экологических обязательств.
Проведение встреч с затрагиваемым населением, общественных обсуждений и консультаций.
Подготовка независимых мониторинговых отчётов, тематических исследований, аналитических записок и рекомендаций.
Обращение к механизмам подотчётности международных финансовых институтов и другим предусмотренным механизмам рассмотрения жалоб.
Развитие региональных мониторинговых групп, обучение местных активистов и повышение их компетенций.
Мониторинг выполнения рекомендаций по устранению выявленных проблем.
Распространение результатов мониторинга, проведение информационных мероприятий и общественных кампаний.
Другие направления, соответствующие миссии Фонда и условиям финансирования.

Перечень приоритетов может уточняться в объявлении каждого конкурса.

Получатели субгрантов и требования к заявителям

6.1. В зависимости от условий конкретной программы получателями субгрантов могут выступать:

некоммерческие организации, зарегистрированные в Кыргызской Республике;
региональные и местные организации гражданского общества;
общественные объединения и инициативные группы, работающие с местными сообществами;
независимые мониторинговые команды;
исследовательские и экспертные группы;
другие организации и лица, если их участие разрешено законодательством и условиями донора.

6.2. Фонд может устанавливать различные категории получателей и отдельные конкурсные условия для зарегистрированных организаций и неформальных инициативных групп.

6.3. Основными требованиями к заявителям являются:

Соответствие предлагаемой инициативы целям и приоритетам конкурса.
Наличие обоснованной проблемы, целей, плана мероприятий и ожидаемых результатов.
Реалистичность предлагаемого бюджета.
Наличие достаточного опыта либо обоснованного потенциала для реализации инициативы.
Готовность соблюдать договорные условия, требования финансовой отчётности и правила безопасности.
Отсутствие неурегулированных обстоятельств, препятствующих добросовестному использованию средств.

Для небольших инициатив допускается подтверждение потенциала заявителя через опыт ключевых участников, участие в мониторинговых мероприятиях, сотрудничество с местными сообществами и другие соразмерные доказательства.

6.4. Фонд не должен требовать от заявителя наличия крупного оборота, значительного административного аппарата или опыта управления большими грантами, если такие требования не обусловлены характером инициативы, уровнем риска или условиями донора.

6.5. Наличие у заявителя критической позиции в отношении деятельности органов власти, международных финансовых институтов, подрядчиков или иных участников проектов не может само по себе являться основанием для отказа в предоставлении субгранта.

6.6. Заявитель обязан раскрыть информацию о потенциальном конфликте интересов и иных обстоятельствах, способных существенно повлиять на независимость мониторинга.

Деятельность, не подлежащая финансированию

За счёт субгрантов не финансируются:

Деятельность, запрещённая законодательством Кыргызской Республики.
Использование средств в личных целях, не связанных с реализацией инициативы.
Мошенничество, коррупция, подкуп, незаконное вознаграждение и другие неправомерные действия.
Деятельность, направленная на дискриминацию, насилие или преследование лиц по защищаемым законом признакам.
Политическая деятельность, если она исключена условиями донора или законодательством, применимым к конкретному получателю.
Двойное финансирование одних и тех же расходов из нескольких источников без раскрытия и согласования в установленном порядке.
Расходы, не предусмотренные утверждённым бюджетом и не согласованные в случаях, когда такое согласование необходимо.
Деятельность, создающая неприемлемые риски для участников мониторинга, если эти риски нельзя разумно снизить.
Иные расходы и виды деятельности, запрещённые условиями соответствующего донорского финансирования.

Оплата товаров, услуг и труда, непосредственно необходимых для достижения целей субгранта, допускается при условии их обоснованности, соответствия бюджету и соблюдения применимых правил.

Планирование субгрантовой программы

8.1. До объявления конкурса Фонд определяет:

цель и задачи программы;
тематические и географические приоритеты;
категории допустимых заявителей;
общий объём средств, предназначенных для субгрантов;
ориентировочный размер одного субгранта;
продолжительность реализации;
допустимые расходы;
требования к софинансированию, если оно предусмотрено донором;
требования к заявкам, отчётности и мониторингу;
критерии оценки и порядок принятия решений;
порядок рассмотрения жалоб.

8.2. Фонд вправе предусматривать разные размеры субгрантов, например малые, стандартные и расширенные, если это отвечает задачам программы и доступному финансированию.

8.3. Условия конкурса утверждаются директором Фонда либо иным уполномоченным органом в соответствии с Уставом, внутренним распределением полномочий и требованиями донорского соглашения.

8.4. Объявление конкурса осуществляется после подтверждения наличия финансирования и выполнения необходимых предварительных условий, установленных донором.

8.5. Фонд не принимает на себя обязательства по предоставлению субгрантов сверх имеющихся и подтверждённых финансовых ресурсов.

Объявление конкурса и подача заявок

9.1. Информация о конкурсе размещается на официальном сайте Фонда, в социальных сетях, профессиональных сетях гражданского общества, региональных информационных каналах и другими доступными способами.

9.2. В объявлении указываются как минимум:

цели и приоритеты конкурса;
кто может подать заявку;
доступный объём финансирования или диапазон субгрантов;
срок реализации инициатив;
перечень необходимых документов;
критерии оценки;
срок и способ подачи заявок;
контакт для вопросов;
порядок уведомления о результатах;
способ подачи жалобы на процедуру конкурса.

9.3. Заявки могут приниматься на русском и кыргызском языках, а при необходимости — на других языках, предусмотренных условиями конкурса.

9.4. Фонд может использовать упрощённые формы заявок для небольших субгрантов, чтобы обеспечить доступ региональных инициатив и групп с ограниченными организационными ресурсами.

9.5. Заявка должна содержать описание проблемы, цели, план мероприятий, ожидаемые результаты, бюджет, сведения о заявителе и информацию о потенциальном конфликте интересов.

9.6. Фонд обеспечивает конфиденциальность заявок и использует содержащиеся в них сведения только для целей отбора, управления программой, выполнения законных обязательств и требований донора.

Рассмотрение и отбор заявок

10.1. Отбор проводится на основе заранее опубликованных критериев. Фонд не допускает произвольного изменения критериев после получения заявок.

10.2. Первоначальная проверка включает установление соответствия заявки формальным требованиям, допустимости заявителя и соответствия инициативы тематике конкурса.

10.3. Заявки, прошедшие первоначальную проверку, оцениваются по существу.

Примерная система оценки:

Критерий	Максимальный балл
Соответствие целям и приоритетам конкурса	20
Значимость проблемы и потенциальное общественное воздействие	20
Качество методологии и плана мониторинга	20
Участие местных сообществ и затрагиваемого населения	15
Реалистичность бюджета и соотношение затрат с результатами	15
Потенциал заявителя, безопасность и устойчивость результатов	10
Итого	100

Для каждого конкурса Фонд вправе адаптировать критерии и их вес с учётом специфики программы. Окончательные критерии утверждаются и публикуются до начала оценки.

10.4. Для оценки заявок директор Фонда формирует конкурсную комиссию. В её состав могут входить сотрудники Фонда, независимые эксперты и представители гражданского общества.

10.5. Члены комиссии обязаны раскрыть потенциальный конфликт интересов до начала оценки. Лицо, имеющее конфликт интересов в отношении конкретного заявителя, не участвует в обсуждении и оценке соответствующей заявки. Раскрытие конфликта и принятые меры фиксируются документально.

10.6. По результатам оценки составляется протокол, содержащий перечень рассмотренных заявок, баллы, рекомендации комиссии и обоснование предложенного решения.

10.7. Окончательное решение принимается уполномоченным лицом или органом Фонда в соответствии с Уставом, утверждёнными процедурами и условиями донора.

10.8. Фонд уведомляет заявителей о результатах конкурса. По возможности заявителям предоставляется краткая обратная связь.

10.9. В случае выявления существенной ошибки в процедуре отбора Фонд вправе провести повторную проверку, пересмотреть решение или отменить конкурс в установленном порядке с документированием причин.

Предотвращение конфликта интересов

11.1. Сотрудники Фонда, члены конкурсной комиссии, привлечённые эксперты и другие лица, участвующие в отборе и контроле субгрантов, обязаны действовать добросовестно и объективно.

11.2. Лица, участвующие в принятии решений, не вправе использовать своё служебное положение для предоставления необоснованных преимуществ родственникам, аффилированным организациям, деловым партнёрам или иным связанным лицам.

11.3. Если предполагаемый получатель связан с сотрудником Фонда или членом комиссии, такая связь раскрывается до принятия решения. Заявка рассматривается только при наличии предусмотренных правил и условий донора оснований, а заинтересованное лицо отстраняется от соответствующих процедур.

11.4. Фонд ведёт документированный учёт раскрытых конфликтов интересов и мер по их урегулированию.

11.5. Запрещаются получение и предложение неправомерных вознаграждений, подарков или иных преимуществ в обмен на положительное решение о предоставлении субгранта.

Заключение договора о предоставлении субгранта

12.1. До начала финансирования Фонд заключает с получателем письменный договор о предоставлении субгранта.

12.2. Договор должен определять:

Стороны и предмет договора.
Цели и ожидаемые результаты инициативы.
Срок реализации.
Размер финансирования и график перечисления средств.
Утверждённый бюджет и допустимые расходы.
Порядок внесения изменений в план и бюджет.
Требования к содержательной и финансовой отчётности.
Порядок мониторинга и проверки использования средств.
Требования к хранению подтверждающих документов.
Обязанности сторон по предотвращению мошенничества и конфликта интересов.
Требования к защите персональных данных, безопасности участников и конфиденциальности.
Порядок использования и публикации результатов мониторинга.
Основания для приостановления выплат, расторжения договора и возврата средств.
Порядок урегулирования разногласий и применимое право.

12.3. Договор не должен содержать требований, обязывающих получателя искажать результаты мониторинга, скрывать обоснованные выводы или отказываться от независимой оценки проекта.

12.4. Права на результаты, порядок их публикации и правила использования материалов определяются договором с учётом законодательства и условий донора. Фонд по возможности обеспечивает возможность публичного использования результатов мониторинга с соблюдением требований безопасности и защиты конфиденциальной информации.

12.5. Выплата первого транша производится после подписания договора и выполнения согласованных предварительных условий.

Финансовое управление и допустимые расходы

13.1. Средства субгранта используются исключительно на утверждённые цели и мероприятия.

13.2. Допустимые расходы могут включать:

оплату труда координаторов, исследователей и мониторинговых специалистов;
расходы на поездки в регионы, транспорт и проживание;
организацию встреч, консультаций и общественных обсуждений;
сбор, проверку и анализ информации;
подготовку и распространение отчётов;
перевод, редактуру и публикацию материалов;
связь, интернет и необходимые цифровые инструменты;
аренду помещений и оборудования;
обучение и развитие потенциала участников;
разумные административные расходы, непосредственно связанные с реализацией инициативы;
другие расходы, предусмотренные утверждённым бюджетом и разрешённые донором.

13.3. Не допускается финансирование расходов, не связанных с целями субгранта, а также расходов, запрещённых донорскими условиями или законодательством.

13.4. Получатель обязан вести учёт операций по субгранту и обеспечивать возможность идентификации расходов, финансируемых за счёт соответствующего договора.

13.5. Фонд устанавливает в договоре требования к подтверждающим документам с учётом законодательства Кыргызской Республики, характера расходов и условий донора.

13.6. Если для конкретного расхода невозможно получить стандартный документ, Фонд вправе рассмотреть альтернативное подтверждение только в тех случаях, когда это допускается применимыми правилами. Решение и обоснование документируются.

13.7. Изменения бюджета и перераспределение средств допускаются в пределах полномочий, определённых договором и условиями донора. Существенные изменения предварительно согласовываются в установленном порядке.

13.8. Неиспользованные средства, средства, использованные не по назначению, и средства, подлежащие возврату по условиям договора, обрабатываются в соответствии с договором, условиями донора и законодательством.

Перечисление средств

14.1. Субгрант может предоставляться одним платежом либо несколькими траншами.

14.2. График платежей определяется с учётом размера субгранта, продолжительности инициативы, потребностей получателя и требований донора.

14.3. Последующие транши могут зависеть от представления и принятия промежуточного отчёта, достижения согласованных результатов или выполнения иных договорных условий.

14.4. При необходимости Фонд может предусматривать авансовые выплаты, если это разрешено условиями донора и обеспечено надлежащим договорным и финансовым контролем.

14.5. Фонд не требует от получателей софинансирования, если такое требование не установлено условиями конкретной программы. Если софинансирование предусмотрено, его размер, допустимые формы и порядок подтверждения указываются в объявлении конкурса.

Мониторинг реализации субгрантов

15.1. Фонд осуществляет мониторинг реализации субгрантов для проверки достижения целей, соблюдения сроков, использования средств и выявления возможных рисков.

15.2. Мониторинг может включать:

анализ промежуточных и итоговых отчётов;
обсуждение хода реализации с получателем;
проверку выборки подтверждающих финансовых документов;
анализ результатов мониторинговой деятельности;
посещение мероприятий или мест реализации инициативы;
консультации с участниками и представителями местных сообществ;
проверку выполнения рекомендаций и устранения выявленных недостатков.

15.3. Объём мониторинга определяется с учётом размера субгранта, характера деятельности, выявленных рисков и требований донора.

15.4. При выявлении проблем Фонд в первую очередь стремится обеспечить своевременное устранение недостатков посредством консультаций, письменных рекомендаций и согласованного плана корректирующих действий.

15.5. При наличии обоснованных признаков мошенничества, существенного нарушения договора, неправомерного использования средств или угрозы безопасности Фонд вправе принять меры, предусмотренные договором и условиями донора, включая приостановление выплат и проведение дополнительной проверки.

Отчётность получателей

16.1. Получатели предоставляют содержательные и финансовые отчёты в сроки и по формам, установленным договором.

16.2. Содержательный отчёт, как правило, включает:

описание выполненных мероприятий;
достигнутые результаты;
сведения об участии местных сообществ;
основные выводы мониторинга;
выявленные проблемы и ограничения;
подготовленные материалы и рекомендации;
информацию о распространении результатов;
план дальнейших действий, если это предусмотрено программой.

16.3. Финансовый отчёт содержит сведения о произведённых расходах в разрезе утверждённого бюджета, остатках средств и отклонениях от первоначального плана.

16.4. К финансовому отчёту прилагаются подтверждающие документы в объёме, предусмотренном договором и применимыми требованиями.

16.5. Фонд вправе запросить разъяснения и дополнительные документы, необходимые для проверки отчётности, при условии соблюдения требований конфиденциальности и безопасности.

16.6. При обнаружении неполноты или ошибок Фонд устанавливает разумный срок для исправления отчёта.

16.7. Закрытие субгранта осуществляется после принятия итоговой отчётности, урегулирования финансовых обязательств и выполнения других предусмотренных договором требований.

Независимость общественного мониторинга

17.1. Субгранты предоставляются для получения достоверных результатов общественного мониторинга, а не для достижения заранее заданных положительных или отрицательных выводов.

17.2. Получатель самостоятельно определяет выводы на основании собранных и проверенных данных, согласованных целей, применимой методологии и профессиональных стандартов.

17.3. Фонд не вправе требовать изменения обоснованных выводов получателя исключительно по причине их критического характера в отношении проекта, донора, подрядчика или государственного органа.

17.4. При этом получатель обязан соблюдать требования к точности информации, проверке фактов, ответственному представлению выводов и защите источников.

17.5. Если донор или иная заинтересованная сторона выражает несогласие с результатами мониторинга, такое несогласие само по себе не является основанием для прекращения финансирования. Спорные вопросы рассматриваются в соответствии с договором и принципами добросовестности.

Защита участников и персональных данных

18.1. Получатели обязаны принимать разумные меры для защиты лиц, участвующих в мониторинге, включая жителей затрагиваемых территорий, заявителей, свидетелей, информаторов и представителей местных сообществ.

18.2. Сбор персональных данных ограничивается необходимым минимумом. До сбора и обработки данных определяются цель, основания, порядок доступа, хранения и защиты информации.

18.3. Публикация персональных данных, позволяющих идентифицировать участников мониторинга, допускается только при наличии законных оснований и необходимых согласий, если они требуются, и при отсутствии неоправданного риска для соответствующих лиц.

18.4. Если публикация имени, контактных данных, фотографии или иных идентифицирующих сведений может привести к преследованию, давлению или иному вреду, получатель должен рассмотреть возможность анонимизации.

18.5. При проведении интервью, консультаций и сбора свидетельств получатели обеспечивают понятное информирование участников о целях деятельности, возможном использовании информации и пределах конфиденциальности.

18.6. Фонд вправе потребовать пересмотра отдельных методов сбора и распространения информации, если они создают неоправданные риски для участников, без необоснованного вмешательства в независимые выводы мониторинга.

Противодействие мошенничеству и неправомерному использованию средств

19.1. Фонд придерживается принципа недопустимости мошенничества, коррупции, подкупа, присвоения средств, подделки документов и намеренного предоставления ложных сведений.

19.2. Получатель обязан незамедлительно сообщать Фонду о выявленных существенных нарушениях, подозрениях на неправомерное использование средств и других обстоятельствах, предусмотренных договором.

19.3. Фонд обеспечивает возможность безопасного сообщения о предполагаемых нарушениях. Сообщения рассматриваются объективно, конфиденциально в допустимых законом пределах и без преследования добросовестных заявителей.

19.4. При наличии обоснованных подозрений Фонд проводит проверку, документирует её результаты и принимает соразмерные меры в соответствии с договором, условиями донора и законодательством.

19.5. Подтверждённые нарушения могут повлечь приостановление выплат, требование об устранении нарушений, прекращение договора, возврат средств и уведомление донора или компетентных органов, когда это необходимо или предусмотрено применимыми требованиями.

Жалобы и рассмотрение споров

20.1. Заявители и другие заинтересованные лица вправе сообщать о предполагаемых нарушениях процедуры конкурса, конфликте интересов, дискриминации, неправомерном влиянии на результаты отбора или других нарушениях настоящей Политики.

20.2. Информация о способе подачи жалоб и контактном лице публикуется в объявлении конкурса.

20.3. Жалоба должна быть рассмотрена беспристрастно. Если она касается лица, ответственного за принятие решения, такое лицо не должно единолично рассматривать жалобу на собственные действия.

20.4. При необходимости Фонд назначает независимое лицо для рассмотрения жалобы.

20.5. Фонд фиксирует дату получения жалобы, её предмет, предпринятые действия и результат рассмотрения. Ответ заявителю предоставляется в разумный срок с учётом сложности вопроса и требований донора.

20.6. Подача добросовестной жалобы не может сама по себе служить основанием для дискриминации, преследования или исключения заявителя из будущих конкурсов.

Документирование и хранение документов

21.1. Фонд обеспечивает ведение документации по каждому субгранту, включая:

объявление конкурса и конкурсную документацию;
поступившие заявки;
результаты оценки и протоколы комиссии;
декларации о конфликте интересов;
решение о предоставлении субгранта;
подписанный договор и утверждённый бюджет;
документы о перечислении средств;
содержательные и финансовые отчёты;
материалы мониторинга и проверки;
переписку по существенным вопросам;
документы о внесении изменений и закрытии субгранта.

21.2. Документы хранятся в течение сроков, установленных законодательством Кыргызской Республики, донорским соглашением и внутренними правилами Фонда, в зависимости от того, какие применимые требования предусматривают более длительный срок.

21.3. Доступ к документам ограничивается в той мере, в какой это необходимо для защиты персональных данных, конфиденциальной информации и безопасности участников.

21.4. Фонд обеспечивает возможность проведения предусмотренных договором и донорскими условиями проверок и аудита.

Публичность и раскрытие информации

22.1. Фонд стремится обеспечивать прозрачность субгрантовых программ посредством публикации информации о конкурсах, целях программ, результатах отбора и достигнутых результатах.

22.2. Публикация сведений о получателях может включать наименование организации или инициативы, регион, цель субгранта, период реализации, сумму финансирования и основные результаты, если это разрешено законодательством и условиями донора.

22.3. Информация, публикация которой может создать угрозу безопасности участников, раскрыть конфиденциальные источники или нарушить требования законодательства о персональных данных, не подлежит публичному раскрытию в соответствующей части.

22.4. Получатели могут указывать поддержку Фонда и донора в материалах проекта в соответствии с согласованными требованиями к упоминанию и использованию логотипов.

Ответственность и полномочия

23.1. Директор Фонда обеспечивает общее руководство субгрантовыми программами, утверждение конкурсной документации в пределах своих полномочий, заключение договоров, организацию финансового контроля и соблюдение настоящей Политики.

23.2. Финансовый специалист или бухгалтер отвечает в пределах своих должностных обязанностей за проверку финансовых документов, учёт операций, контроль отчётности и подготовку финансовой информации.

23.3. Координатор программы отвечает за организацию конкурса, взаимодействие с получателями, контроль мероприятий и анализ содержательных отчётов.

23.4. Конкурсная комиссия отвечает за объективную оценку заявок, документирование результатов и раскрытие конфликтов интересов.

23.5. Получатели несут ответственность за выполнение договорных обязательств, достоверность предоставляемой информации, целевое использование средств и соблюдение применимых требований.

23.6. Фонд вправе привлекать внешних экспертов, аудиторов и консультантов для оценки заявок, мониторинга и проверки отчётности с соблюдением правил конфиденциальности и конфликта интересов.

Пересмотр и изменение Политики

24.1. Настоящая Политика пересматривается при существенных изменениях законодательства, требований доноров, структуры управления Фонда или практики реализации субгрантовых программ.

24.2. Изменения в Политику утверждаются уполномоченным органом Фонда в соответствии с Уставом и внутренними процедурами.

24.3. Если донорские требования предусматривают дополнительные процедуры для конкретной программы, Фонд утверждает соответствующие дополнения, инструкции или приложения к настоящей Политике.

24.4. Политика вступает в силу с даты её утверждения, если решением об утверждении не предусмотрено иное.

Приложение 1. Рекомендуемый комплект документов для субгрантовой программы

Объявление о конкурсе.
Форма заявки на получение субгранта.
Форма бюджета.
Форма оценки заявки и критерии отбора.
Декларация о конфликте интересов для членов конкурсной комиссии.
Форма декларации о конфликте интересов заявителя.
Шаблон договора о предоставлении субгранта.
Форма промежуточного содержательного отчёта.
Форма итогового содержательного отчёта.
Форма финансового отчёта.
Контрольный лист проверки документов и расходов.
Форма мониторингового визита или проверки.
Порядок подачи и рассмотрения жалоб.
Форма закрытия субгранта.

Приложение 2. Минимальные этапы предоставления субгранта

Подтверждение финансирования и допустимости субгрантования.
Утверждение условий конкурса и критериев оценки.
Публичное объявление конкурса.
Приём и регистрация заявок.
Проверка соответствия формальным требованиям.
Оценка заявок и документирование результатов.
Принятие решения о выборе получателей.
Проверка необходимых документов и заключение договоров.
Перечисление средств.
Сопровождение и мониторинг реализации.
Приём и проверка отчётности.
Закрытие субгранта и систематизация документов.